Reception - Front Office (GSD-02)

Posti disponibili: 1 - Tempo Determinato, rinnovabile (Sostituzione Maternità)

DEC IMPIANTI S.p.A. is an international provider of equipment, systems and services for the pharmaceutical, chemical and petrochemical industry. DEC IMPIANTI serves its Customers through a network of operating offices and sales organizations located throughout the world.

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Sede di lavoro: DEC_3 Lainate (Milano, Italia)

Introduzione

Per una sostituzione maternità, ricerchiamo un candidato di ottimo standing, con predisposizione al contatto con i colleghi e clienti;, buona volontà ed interesse nell'inserirsi in una società di ingegneria, in area impiantistica. A tal fine si relazionerà attivamente con le altre funzioni aziendali (Purchase, Logistic, Finance, Administration, Engineering, Service).

Inquadramento

Funzione: Front Office - Reception

Sede di lavoro: Lainate (Milano, Italia)

Contratto: Tempo Determinato, rinnovabile (Sostituzione Maternità)

CCNL: Impiegati, Metalmeccanici

Retribuzione: commisurata alla qualifica

Orario di lavoro: ordinario (full-time), orario non flessibile, Lunedì÷Venerdì - 09:00÷13:00 - 14:00÷18:00

Attività principali

  • Registrare/monitorare gli ingressi degli ospiti (clienti, fornitori, personale esterno), informandolo delle procedure di sicurezza (health & safety induction), assicurandosi che le procedure legate ad accoglienza e partenza degli ospiti siano nel totale nel rispetto delle regole interne;
  • Accogliere gli ospiti, dall'arrivo alla partenza, con cortesia e attenzione (e.g. servendo caffè, acqua, etc.), instaurando una relazione cordiale e personalizzata;
  • Preparare, mantenendo ordinate e pulite, le diverse sale riunioni (direzionali ed operative);
  • Gestione e smistamento chiamate su centralino, appuntando tutte le chiamate ricevute e notificando i destinatari delle telefonate ricevute;
  • Verifica ed aggiornamento dell'anagrafica (fornitori/clienti), per aggiornamento rubrica condivisa;
  • Gestire e verificare i materiali di cancelleria e consumabili, attraverso inventari logici e fisici, garantendo il contenimento o la minimizzazione delle scorte, con pianificazione degli ordini e riordini dei materiali;
  • Gestire e verificare il vestiario ed i DPI del personale interno, attraverso inventari logici e fisici, garantendo il contenimento o la minimizzazione delle scorte, interfacciandosi con la funzione Quality Assurance (QEHS) per le tematiche legate ai DPI ed alle normative applicabili;
  • Supportare l'Ufficio Amministrativo (FAD) nella gestione ed organizzazione delle trasferte, in tutto il mondo, del personale dipendente (gestione hotel, aerei, trasporti, visti, etc.);
  • Inoltrare, organizzare e monitorare le richieste manutenzione sede;
  • Organizzare e gestire le auto aziendali (e.g. carte carburanti, tagliandi, cambio gomme, autolavaggio, assegnazione, etc.);
  • Trasferire il personale agli aereoporti (MXP/LIN/BGY) e FFSS Milano Centrale e viceversa;
  • Archiviazione documentazione (verifica docs, scansione, rilegatura, etc.);
  • Stesura corrispondenza e documentazione, incluse traduzioni di docs (ITA-ENG / ENG-ITA);
  • Gestione piccoli trasporti, con corriere espresso e supporto all'ufficio PLD;
  • Commissioni varie fuori ufficio (CCIA, Poste, consegna docs, etc.);
  • Partecipare come standista presso fiere ed eventi, sia nazionali che internazionali (mondo);
  • Proporre interventi di miglioramento, a livello procedurale ed informatico, dell'intero processo GSD;
  • Definizione e monitoraggio dei KPI (Key Performance Indicators) per le aree di competenza.
  • Key skills

  • Capacità di analisi;
  • Capacità organizzative, di pianificazione e doti di autonomia
  • Spiccate doti relazionali ed efficacia comunicativa;
  • Orientamento al risultato e al problem solving;
  • Attitudine ad operare in un contesto dinamico;
  • Ottima capacità di stress management;
  • Predisposizione a pianificare le attività e a monitorare i processi;
  • Capacità di interagire ai vari livelli di un'organizzazione complessa.
  • Veicola l'immagine del marchio e della sua Azienda con un comportamento irreprensibile, seguendo le Policies e Guidelines Aziendali.
  • Requisiti minimi

    Al fine di candidarsi per la presente posizione, è essenziale avere:

  • Diploma di istruzione secondaria superiore (preferibilmente ad indirizzo tecnico / gestionale / economico)

  • Esperienza pregressa di 0÷1 anno in ruoli simili o equivalenti;
  • Buona/Ottima conoscenza della suite Office (Word, Excel, Powerpoint) ed utilizzo internet;
  • Madrelingua Italiana;
  • Buona/Ottima conoscenza della lingua Inglese - CEFR=Bx/Cx (comprensione, parlato, scritto = livello autonomo o avanzato);
  • Disponibilità a viaggi e/o trasferte;
  • Disponibilità ad effettuare lavoro straordinario, secondo le esigenze che saranno indicate dall'Azienda, alle condizioni previste dal CCNL vigente;
  • Patente di guida, categoria "B", in corso di validità ed automunito;
  • Passaporto rilasciato da uno stato dell'Unione Europea (EU), in corso di validità e senza restrizioni;
  • Residenza nelle immediate vicinanze (al fine di supportare l'economia locale, verrà data precedenza alle candidature di personale residente a Lainate/Rho/Arese/Garbagnate e zone limitrofe).
  • Altro

  • Puntualità;
  • Standing professionale (dress code, linguaggio, etc.);
  • Discrezione;
  • Provvede a mantenere pulito ed ordinato il proprio posto di lavoro;
  • Conosce e rispetta le norme di sicurezza Aziendali (per esempio in caso d'incendio...);
  • Vigila sulla sicurezza di beni e persone;
  • Rispetta le procedure del sistema di qualità certificata ISO applicabili al proprio reparto;
  • Sottoscrive e rispetta il «Codice Etico» Aziendale (etica, rapporti, relazioni, risparmio energetico, riciclaggio, raccolta differenziata dei rifiuti...).
  • istruzioni

    inviare il proprio curriculum vitae - in formato Europass e completo di foto - con liberatoria ai sensi della Direttiva Europea 2002/58/CE (in Italia, D.Lgs. 196/03 e s.m.i.) - esclusivamente:

  • via e-mail, indicando nell'oggetto la posizione richiesta ed il proprio nominativo, al seguente indirizzo:

    gsd-02-y2017@decholding.com
  • Nota Bene

  • before applying, candidates are advised to read our data protection policy; this policy describes the processing that may be associated with your personal data and informs you that your personal data may be transferred to our partner companies around the world;
  • DEC IMPIANTI is an equal opportunity employer (EOE, IT Law 903/77, 125/91, d.lgs. n.145/2005). All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, or disability status.
  • DEC IMPIANTI may transfer Candidate Data to partners (e.g. suppliers and/or customers) and to external third-party providers performing certain services for DEC. Such third-party providers have access to Candidate Data solely for the purposes of performing the services specified in the applicable service contract, and DEC requires the providers to undertake security measures consistent with DEC data protection policy. In addition, DEC may be required to disclose certain Candidate Data to other third parties (1) as required by law; (2) to protect DEC’s legal rights to the extent authorized or permitted by law; or (3) in an emergency where the health or safety of a candidate or other individual may be endangered.
  • DEC IMPIANTI strives to eliminate or minimize health and safety risks associated with its business activities and is committed to providing a safe workplace for all workers;
  • a condition of employment for any position is to provide a pre-placement medical certificate of your fitness for duty;
  • applications for employment can only be made through the channels detailed on this website;
  • applicants who canvass (by phone or direct contact) will be disqualified;
  • DEC IMPIANTI and its approved recruitment consultants will never ask you for a fee to process or consider your application for a career with DEC. Anyone who demands such a fee is not an authorised DEC representative and you are strongly advised to refuse any such demand;
  • only candidates who are seriously being considered for a post will be contacted for an interview;
  • due to the high volume of requests, we may not reply to applicants;
  • if you cancel your interview twice without extenuating reasons, or fail to attend your scheduled interview without notifying your relevant DEC Contact or without an extenuating reason, we will withdraw your application; if you no longer wish to proceed with our recruitment process, please decline the interview so that we can close your file. If we do not receive a response from you within 5 days of the date of your original notification of an interview, we must assume that you wish to withdraw from our application process;
  • DEC IMPIANTI operates a policy of not providing reasons or explanations to unsuccessful applicants, after assessment;
  • we may amend or withdraw DEC jobs and reserve the right to do so at any time, including prior to the advertised closing date (if any specific);